Kako voditi računovodstvo događaja i članova?

Sadržaj

• A. Osnovni principi
• B. Odabir osnovnih parametara
• C. Računovodstvo događaja
• D. Individualni računi članova kluba
  • 1 GLAVNI osobni račun BEZ automatskih transakcija
  • 2 Obračunska razdoblja i grupirane transakcije
  • 3 Najčešće transakcije u razdoblju
  • 4 GLAVNI pojedinačni račun S automatskim transakcijama
  • 5 Sustav PAKIRANJA OBROKA
• E. Pregled računa članova
• F. Kako eksperimentirati s financijskim modulom?
• G. Poboljšanja planirana za buduću verziju.

A. Osnovni principi

U modulu za financije dostupne su sljedeće funkcije:

Obračun prihoda i rashoda

Obračun prihoda i rashoda svakog događaja u kalendaru: za svaki događaj moguće je evidentirati kao prihod pojedinačne doprinose članova, gostiju i posjetitelja te izdatke prema pružateljima usluga: restoran,. . .

Debitni/kreditni račun

Trenutni debitni/kreditni račun za svakog aktivnog člana ili Ostali kontakti kluba:

• Dugovi kao što su redovne članarine i krediti kao što su uplate na bankovni račun kluba Po želji, doprinosi klupskim događajima mogu se automatski bilježiti kao zaduženja.

• "Sustav paketa obroka" se alternativno može aktivirati na temelju fiksnog iznosa po razdoblju, bez obzira na broj konzumiranih obroka.

Vidljivost: aktivni član može u svakom trenutku vidjeti svoj tekući račun pod NAVIGACIJOM > MOJE FINANCIJE, koji se prikazuje za odabrano razdoblje

• njegovo stanje na početku razdoblja
• dugovne /odobrene stavke koje se na to odnose tijekom razdoblja
• njegovo trenutno stanje ili stanje na kraju razdoblja.

Financijski modul stoga nije klupski računovodstveni sustav kao takav.

Kako aktivirati razne događaje i članske račune

B. Odaberite osnovne postavke

Pod Parametri kluba > Ostali parametri > Financije unesite zadane cijene ponuđene prilikom kreiranja događaja:

• Valuta zemlje
• Zadana cijena događaja za aktivne članove, perspektive i goste kluba i multi-distrikta
• Zadana cijena događaja za posjetitelje
• Kazna za " noshows ", tj . e. članovi registrirani za događaj, ali su odsutni bez najave. U ovoj fazi nemojte aktivirati druge parametre: oni će biti opisani kasnije.

C. Računovodstvo događaja

C.1 Što treba učiniti prije događaja:

Uredi događaj --> kartica Financije događaja --> gumb Unesi --> gumb za financiranje događaja za unos :

• Različite cijene koje će se primjenjivati i eventualna kazna naplaćena aktivnom članu koji ne može prisustvovati,
• Trošak po sudioniku koji se plaća pružatelju, npr. ugostitelju,
• Trošak koji pružatelj naplaćuje za "nepojavljivanje", npr. naručeni, ali neposluženi obroci,
• Razni mogući fiksni troškovi, npr. najam sobe, projektor, itd.

C.2 Tijekom i nakon događaja

-Bilježite sve dolaske članova i posjetitelja (QR-kod ili ručno),

• Prikupljajte priloge na mjestu (gotovina, kreditne/debitne kartice, pametni telefoni itd .) , osim onih aktivnih članova ako su njihovi osobni računi zaduženi,
• Provjerite je li račun potpun (vidi dolje) i po potrebi ga ispravite,
• Kada su svi prisutni i troškovi u redu, zatvorite događaj.

warning

Pažnja: zatvaranje događaja utječe na posjećenost prisutnih članova , ali također tereti, ako je potrebno, njihov osobni račun za njihov doprinos događaju.

Kartica Financije događaja prikazuje puni broj događaja što vam omogućuje da provjerite sve prije zatvaranja događaja. Imajte na umu: ponovno otvaranje zatvorenog događaja stvorit će obrnute unose u računima pojedinačnih članova, a ne izbrisati ih.

Račun prihoda i rashoda za događaj

D. Individualni računi članova kluba

Uvod

Za aktiviranje sustava individualnog računa , u parametrima Kluba > Ostali parametri > Financije prebacite prekidač Omogući financijski račun člana. Ovo daje svakom aktivnom članu tekući račun "dugovanja - krediti - stanja".

Ovisno o izboru kluba, tekući računi mogu biti različite složenosti:

• Jedan "Glavni" račun BEZ automatskih unosa
• Jedan "Glavni" račun S automatskim unosima zaduženja za doprinose događajima
• Drugi račun pod nazivom "Obrok" s automatskim unosima zaduženja za doprinose događajima

D.1 Individualni GLAVNI račun BEZ automatskih unosa

Samo jedan "glavni" tekući račun po članu za unos raznih mogućih knjigovodstvenih unosa. Pristupa se putem Članovi > Aktivni članovi > ikona Uredi odabranog člana > kartica Financijski račun, ili putem Članovi > Aktivni članovi > kartica Financije > ikona Uredi odabranog člana.

Dugovanja:

• Učlanjina u klub za novog aktivnog člana
• Periodična članarina
• Naknada za izostanak na zakonskom događaju
• Poziv za donaciju . . .

Zasluge:

• Uplata od strane člana na žiro račun kluba
• Uplata gotovine od strane člana blagajniku itd . .

Svaki unos kreira blagajnik putem gumba + Dodaj transakciju

Individualni aktivni članski račun

Za unos je potreban izbor:

• Dotični pojedinačni račun, prema zadanim postavkama nalogodavac (podračun "Obrok" opisan je kasnije)
• Vrsta prijave: prema zadanim postavkama Ostalo, a prema izboru ulaznica, periodični doprinos, sudjelovanje u događaju (paketi obroka opisani su kasnije)
• Opis unosa - Da li je zaduženje ili odobrenje
• Iznos koji će se pojaviti crveno ako se radi o zaduženju
• Knjigovodstveni datum, tj. datum na koji je transakcija stvarno izvršena; npr. datum uplate na žiro račun kluba.

VAŽNO: kao u svakom računovodstvenom sustavu, jednom kreirani unos ne može se obrisati. Ako unos treba ispraviti, kreira se "storno", odnosno unos kojim se poništava unos koji se ispravlja.

Primjer zaduženja

Datum transakcije koji se pojavljuje u prvom stupcu tekućeg računa je datum evidentiranja od strane Polarisa. VAŽNO: kao u svakom računovodstvenom sustavu, nakon kreiranja unos se ne može brisati. Ako je potrebno ispraviti unos, kreira se storno, odnosno unos koji poništava unos koji se ispravlja.

Obračunska razdoblja i grupirane transakcije

Moguće je odrediti obračunska razdoblja od 3 mjeseca, 6 mjeseci ili 12 mjeseci. S popisa članova, kartica Financije, blagajnik može na početku razdoblja kreirati dospjele naknade u jednoj operaciji za sve članove, pod nazivom Grupirana ili "en bloc" transakcija Slijedeći isti model kao i pojedinačna transakcija, dotični članovi moraju biti odabrani s padajućeg popisa s višestrukim izborom. Prema zadanim postavkama svi su članovi unaprijed odabrani. U slučaju različitih iznosa pretplate ovisno o vrsti aktivnog člana (obavezni ili oslobođeni sudjelovanja, oslobođeni pretplate i sl.), kreira se što više grupiranih transakcija.

Najčešće transakcije u razdoblju

Zaduženja na početku razdoblja za dospjele doprinose Slanje faktura za članarinu, pozive za donacije i sl. e-poštom ili poštom, putem Utility > Serial letters Uplate na bankovne račune od strane članova i Prenos na individualne račune Podsjetnici se šalju e-poštom ili poštom preko Utility > Serial letters

Prednost pojedinačnih tekućih računa je što su lako vidljivi članovima na njihovom pametnom telefonu ili Prenosnom računalu pod NAVIGACIJA > MOJE FINANCIJE

D.4 Individualni GLAVNI račun S automatskim transakcijama

Osim ručnih transakcija, moguće je automatizirati unose doprinosa prisutnih članova na statutarnim i izvanstatutarnim skupštinama. Da biste to učinili, u Parametri kluba > Ostali parametri > Financije aktivirajte prekidač Naknade za događaje zaduženja s računa članova U ovom slučaju samo gosti i posjetitelji plaćaju svoj doprinos događaju na licu mjesta, oni aktivnih članova kluba automatski se terete s računa pojedinog člana. Ova automatska terećenja su cijene događaja, ali po izboru i doprinos "nedolaska" za člana koji je registriran, ali je odsutan na događaju. Automatsko kreiranje unosa vrši se kada administrator zatvori događaj. Pažnja: zatvaranje događanja treba učiniti tek kada se unesu i verificiraju svi prisutni. U slučaju kada je potrebno ponovno otvaranje događaja kako bi se izvršile ispravke, automatski se stvaraju "obrnuti" unosi.

Primjeri automatskih unosa doprinosa obroka

Dodatne radnje vezane uz automatsko terećenje doprinosa za događaje Na početku razdoblja zadužite sve pojedinačne račune iznosom za pokrivanje dijela doprinosa razdoblja, npr. 50% zakonskih sastanaka Dodajte iznos dospjelog računa za članarinu Na kraju razdoblja zamolite članove da plate negativni saldo:

• putem e-pošte koja ih upućuje na njihov osobni račun ili
• po fakturi za minus

Pozitivan saldo se prirodno prenosi u sljedeće razdoblje

D.5 sustav paketa obroka

Mnogi klubovi koriste sustav fiksnih obroka za unaprijed definirano razdoblje (ranije poznat kao sustav "kartica za obrok"). Načelo je da se članovima na početku razdoblja naplati fiksna naknada za pokrivanje dijela doprinosa događajima u razdoblju, obično obrocima na tjednim sastancima. Klubovi koji koriste plan prehrane mogu birati između dva sustava: Paušalni paket obroka: za određeno razdoblje, bez obzira na broj zakonskih događaja kojima član prisustvuje (bez naplate ili povrata iznosa) Minimalni paket obroka: članovi plaćaju unaprijed unaprijed definirani fiksni iznos za n "karata za obrok". Neiskorištene ulaznice oduzete su klubu i ne mogu se prenijeti u sljedeće razdoblje, osim ako to nije iznimno odobreno za određenog člana. Dodatni obroci se naplaćuju članu.

U oba slučaja koristi se drugi pojedinačni račun "Obrok", s kojeg se dospjeli doprinosi automatski terete na kraju događaja, umjesto da se terete s glavnog računa člana. Za aktiviranje ovog sustava paketa obroka, u Parametri kluba > Ostali parametri > Financije, aktivirajte prekidač Koristi paket obroka Prilikom kreiranja događaja, na kartici Financije događaja, prekidač se pojavljuje aktiviran prema zadanim postavkama za zakonske događaje Debitni račun paketa obroka. Ako ne želite da određeni događaj automatski tereti račune za "Obrok", jednostavno deaktivirajte ovaj prekidač. Razlika između dva rješenja "fiksna cijena" i "minimalna cijena" regulirana je razlikom u knjigovodstvenim knjiženjima na kraju razdoblja (vidi dolje)

Drugi "Meal" račun s automatskim unosima zaduženja za doprinose Za obje vrste paketa obroka koristi se drugi pojedinačni račun "Obrok", s kojeg se dospjeli doprinosi automatski terete na kraju događaja, umjesto da se terete s glavnog računa člana. U računovodstvenom smislu to je: Na početku razdoblja za:

• zadužite sve "glavne" račune za paket obroka
• dodijelite svim "obrok" računima isti paket obroka
• Fakturirajte članove za paket obroka, jednostavno istovremeno s članarinom za razdoblje

Na kraju razdoblja od: ako je na snazi paušal:

• svesti pozitivna i negativna stanja računa "obroka" na nulu, odgovarajućim unosima
• pripisati ukupno pozitivno i negativno stanje na klupskim računima

ako je na snazi minimalna naknada:

• smanjiti pozitivno stanje računa "obroka" na nulu, odgovarajućim unosima,
• i uknjižiti ih na račune kluba
• smanjite negativni saldo svakog računa "obroka" na nulu, odgovarajućim unosima,
• te za isti iznos teretiti glavni račun člana
• zamoliti članove za podmirenje minusa: o putem e-pošte koja ih upućuje na njihov osobni račun ili o po fakturi za minus

E. Pregled računa članova

Stranica Članovi > Aktivni članovi > Financije omogućuje blagajniku prikaz stanja svih članova na trenutni datum. Filtri prikaza dostupni su za razlikovanje između:

• stariji članovi
• članovi koji su obvezni ili oslobođeni sudjelovanja
• članovi s negativnim ili pozitivnim glavnim računom
• članovi s negativnim ili pozitivnim računom obroka

F. Kako eksperimentirati s financijskim modulom?

Prije aktiviranja različitih funkcija financijskog modula za klub, važno je eksperimentirati s njima. Napomena: sljedeći eksperiment će stvoriti unose za prisutne članove, te stoga vidljive dotičnim članovima u MOJIM FINANCIJAMA. Onog dana kada klub odluči aktivirati financijski modul za članove, potrebno je napraviti nula unosa za račune koji nisu aktivirani.

Predloženi koraci testa su:

• Odaberite u parametrima kluba osnovne funkcionalnosti Aktivirajte financijski račun članova
• Napravite fiktivni Drugi kontakt, npr. "Test Finances", i dodijelite mu korisnički račun
• Napravite unose za različita zaduženja i odobrenja za kvartal
• Provjerite nagodbu glavnog računa u pozadini
• Provjerite nagodbu sučelja glavnog računa "prijavom kao" član

Poništite "prijavi se kao".

Odaberite u klupskim postavkama funkcionalnost Naplati troškove događaja s računa članova Stvorite prisutnost za "Test Finances" u nekim događajima iz prošlosti (ne možete postaviti prisutnost u budućnosti) Upozorenje: pod uvjetom da još nema važećih unosa za druge članove, najlakši način je ponovno otvoriti zatvorene događaje Provjerite glavni račun u pozadini Provjerite stanje glavnog računa u sučelju tako što ćete se "prijaviti kao" član

Poništi "prijavi se kao"

funkciju Koristi paket obroka Kreirajte zaduženje " Paket obroka " na glavnom račun ja kredit na račun plana obroka za "Test Financije" Stvaranje za "Test Finances" prisutnosti u nekim prošlim događajima (ne možete staviti prisutnost u budućnosti ) Provjerite glavni račun u pozadini Provjerite glavni račun u sučelju tako što ćete se "prijaviti kao" član Poništite " prijavi se kao ".

---

Eksperimentirajte i s grupiranim unosima kao što su članarine, paketi obroka itd. Na kraju eksperimenta, postavite stanja svih zahvaćenih računa na nulu.

DOBAR PRIMJER!

---

G. Poboljšanja planirana za buduću verziju

Biti u mogućnosti odabrati članove sa ili bez financijskih računa Sakrij financijske račune u sučelju Grupirani unosi: Dopustite da ih napravite u određenoj grupi: stariji od. . . obvezni ili oslobođeni pohađanja oslobođen doprinosa

Dopustiti kazne za:

• noshow
• emisija nije registrirana
• nesudjelovanje u statutarnom događaju

Automatizirajte dva unosa paketa obroka Zaduženje s glavnog računa Kreditni račun obroka Automatizirajte nuliranje računa obroka na kraju razdoblja